Quelles démarches administratives effectuer pour organiser une manifestation ?


Quelles démarches administratives effectuer pour organiser une manifestation ?


AVANT LA MANIFESTATION




Mairie

- demander l'autorisation d'organiser la manifestation;
- demander l'autorisation d'ouvrir un débit de boissons occasionnel (s'il y a lieu) y compris les demandes dérogatoires pour les enceintes sportives ou les écoles ;
- prendre connaissance des différents arrêtés préfectoraux et municipaux réglementant les conditions de déroulement des manifestations : dispositions en matière de sécurité, annonces par haut-parleurs, distribution de tracts, etc.

Préfecture

- demander l'autorisation, concernant notamment l'organisation de rallyes, cross, courses cyclistes, vols d'avions, de montgolfières,
- demander une dérogation pour l'ouverture de débits de boissons dans des sites protégés, tels les stades ou les écoles.
- demander l'autorisation, concernant la diffusion par hauts-parleurs lors de la manifestation

Gendarmerie ou commissariat de police

- déclarer la manifestation,
- demander le passage d'une ronde de police au cours de la manifestation.

Assurance

Il faut s'assurer que son contrat couvre bien la manifestation, sinon demander un avenant.

Les organisateurs doivent souscrire à un contrat d'assurance couvrant leur responsabilité civile, celle des participants et du public. L'assurance est obligatoire pour obtenir une autorisation administrative.

Droits d'auteur

- demander l'autorisation d'utiliser les créations (dessins, photos, textes, musiques, logiciels...) à l'organisme gérant les droits de l'auteur concerné (SACEM, SACD...).

Buvette

- demander au maire l'autorisation d'ouverture d'un débit de boissons occasionnel.

Billetterie

- les billets doivent comporter 3 volets précisant la date, l'heure et le titre de la représentation, son prix, et la numérotation suivie du billet ou des carnets.

Une déclaration est envoyée par l'imprimeur aux services fiscaux.

Vente au déballage

- demander l'autorisation préfectorale (plus de 300 mètres carrés ) ou municipale (moins de 300 mètres carrés). Le dossier complet doit être déposé trois mois avant la vente.

Bulletins de salaires pour les artistes et techniciens

Pour les associations qui organisent occasionnellement des manifestations, la solution la plus simple : utiliser le Guichet Unique du Spectacle Occasionnel (GUSO). Ce service gratuit permet d'accomplir, en une seule fois et auprès d'un seul interlocuteur, les formalités de déclaration et de paiement des cotisations dues à l'URSSAF ainsi qu'aux différents organismes appropriés, ASSEDIC, GRISS (Capricas et Carcicas), Congés spectacles, AFDAS et CMB.


Si l'association organisatrice emploie régulièrement des artistes et techniciens du spectacle :

- pour régler les cotisations dues à l'URSSAF, le passage par le Guichet Unique est incontournable ;
- les cotisations des artistes et techniciens sont collectées par le centre ASSEDIC d'Annecy : Centre de recouvrement des intermittents du spectacle - BP 200 - 74023 Annecy Cedex - Tel 04 50 45 96 70 ;
- pour la retraite complémentaire des artistes et techniciens, GRISS (Groupement Régional des Institutions Sociales du Spectacle) 7, rue Henri Rochefort - 75864 Paris Cedex 03 - Tel 01 44 78 39 39 - Fax 01 44 78 39 40 ;
- Assurance formation des activités du spectacle - AFDAS - 7, rue au Maire - 75156 Paris Cedex 03 - Tel 01 44 78 39 39 ;
- Caisses de congés payés, Congés spectacles - demander un numéro d'affiliation dans le cas d'une première organisation ;
- Centre Médical de la Bourse CMB.


APRES LA MANIFESTATION



Droits d'auteur
- Etat des recettes et dépenses - programme des œuvres interprétées.

Charges sociales
- Faire parvenir les bordereaux avec les paiements aux différents organismes.







Secrétariat Administratif

Ouvert du lundi au vendredi
de 8 h 30 à 12 h 00
et de 14 h 00 à 17 h 00

Maison Régionale des Sports
3 Avenue des Montboucons
25000 BESANCON
Tél : 03-81-48-36-50

AGENDA

Je rêve des Jeux